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Por que nos comunicamos tão mal?

Se comunicação é o processo que leva ao entendimento e compartilhamento de informações, por que temos tanta dificuldade de nos comunicarmos?

A busca pela compreensão do que queremos é uma batalha árdua e diária. Desde que nos acordamos até o momento que paramos para descansar e dormir, nos deparamos com uma série de processos de interações comunicativas. Somos bombardeados com informações de toda a espécie e nos vemos, por muitas vezes, sufocados com esta avalanche de novidades, normas, ordens, leis, diretrizes, papo furado e demais processos de comunicação que vivenciamos.

Separar tudo isto é uma arte. Porém saber se posicionar de forma a transmitir uma mensagem que seja relevante e que faça com que as pessoas prestem atenção nela é mais que arte, é especial.

Dentro das diversas barreiras no processo de comunicação, podemos citar três que tem uma forte influência na compreensão e entendimento das partes envolvidas. Estas barreiras são o excesso de informações em uma única mensagem, a forma de apresentar estas informações e o nível de interesse das partes que estão envolvidas.

Excesso de informações em uma única mensagem

Em muitas ocasiões, as pessoas tendem a carregar demasiadamente uma mensagem com muitas informações diferentes, o que causa problemas para estabelecer o foco de concentração da pessoa que está recebendo a comunicação, fazendo com que está tenha dificuldade de compreender o que a mensagem quer transmitir. Esta ação não tem propósito de dificultar ou interferir negativamente na comunicação, normalmente, o transmissor da mensagem quer ganhar tempo informando várias coisas ao mesmo tempo, ou, simplesmente, não sabe se expressar de forma correta. O ideal é que cada mensagem tenha um foco, ou seja, para cada necessidade deve ser estabelecida uma forma de comunicar, evitando em uma mesma mensagem muitas informações diferentes, o que facilita a compreensão do recebedor e, consequentemente, aumenta a possibilidade de sucesso da mensagem.

A forma de apresentar estas informações

Além da barreira anterior, um dos maiores problemas em estabelecer a compreensão sobre uma mensagem está na forma escolhida para transmiti-la. Ao escolher a forma de expressar uma mensagem, ou seja, a forma de colocarmos a mensagem para outra pessoa, estamos escolhendo a estratégia utilizada para garantir a compreensão e compartilhamento dos objetivos desta mensagem. Quando as informações são dispostas em formas físicas, como tabelas, gráficos, figuras, textos, etc, a linguagem visual é extremamente impactante. As pessoas tendem a compreender melhor através de figuras ou desenhos, então fluxogramas, fotos, esquemas e outras formas são bem-vindas, preferencialmente com a utilização de cores para destacar algo importante que deve ser fixado e compartilhado sem dúvida alguma. Quando a linguagem tem a base de textos, necessitamos criar uma forma de escrita que atenda o objetivo da comunicação. Utilizar uma linguagem simples, com palavras grifadas, tamanhos diferentes ou em itálico visam chamar a atenção do leitor para o que é mais importante na mensagem, estabelecendo um foco de concentração facilitando a compreensão. 

Evite sempre miscelâneas de informações misturadas, procure estabelecer locais para colocar cada forma escolhida, se utilizar gráficos ou tabelas, utilize um texto simples explicando ou complementando o que se quer dizer. Porém, se a comunicação é verbal, procure sempre apresentar de forma simples em um tom de voz que garanta que todos escutem, frise e repita várias vezes o que é mais importante, isto aumenta o foco e a atenção de quem está ouvindo. O ideal é mesclar a comunicação entre verbal com apoio de itens visuais, desenhar ou riscar em uma folha de papel aumenta o nível de concentração e pode ajudar todos a entender o que se quer transmitir. É vital que ao final do processo de transmissão da mensagem você realize uma recapitulação, verificando se todos compreenderam e compartilharam o que foi informado, garantindo o processo de comunicação.

Nível de interesse das partes que estão envolvidas

Para que o processo de comunicação seja bem-sucedido, o interesse comum sobre o assunto a ser tratado deve ser estabelecido já no início da interação entre as partes. A pessoa que está transmitindo uma mensagem deve procurar fazer com que a outra parte preste atenção ao que está sendo tratado. Atrair a atenção de todos é estabelecer o interesse sobre o assunto. Um dos maiores problemas com reuniões é que a maioria dos presentes não está interessada no que está sendo tratado, estão ali apenas para serem informadas o que causa uma certa frustração pelo emprego de tempo em uma atividade improdutiva, enquanto seus afazeres ficam para segundo plano. A maioria dos desinteressados está realmente preocupada com as coisas que deixou de fazer para estar na reunião e a consequência de seu atraso, fazendo com que seu interesse sobre o assunto seja muito baixo. Para obter a atenção dos envolvidos no processo de comunicação, precisamos estabelecer interesses comuns e fazer com que todos percebam o quanto importante é sua compreensão sobre a mensagem. Pessoas que não estão interessadas sobre o que você está transmitindo não compreenderão o que você necessita.

Dica de COMUNICAÇÃO:

Antes de iniciar a transmissão de qualquer mensagem se certifique de que todos os envolvidos têm interesse sobre o que será transmitido, escolha a melhor forma de demonstrar a comunicação e se o assunto for muito extenso, dívida em tópicos para não misturar os temas.

Autor
Adm. Esp. Alessandro Ramos Costa
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